一、部门定位
秘书处是分团委学生会的核心枢纽，统筹协调日常事务与后勤保障，是连接上下、支撑运转、锻炼能力、沉淀成长的平台。
二、日常工作
1.公文撰写与资料归档（Word、PPT实操锻炼平台）
负责学院各类通知、会议记录、工作总结、活动材料的撰写、校对、排版与归档，在规范文书标准、搭建完整归档体系的过程中，熟练掌握Word、PPT排版与文字处理技能，全方位提升办公实操能力
2.无课表统计与人员统筹（Excel实操锻炼平台）
收集、核对、汇总全院学生会成员无课信息，形成精准清晰的无课总表，为活动排班、人员调配、值班统筹提供数据支撑；在实操中熟悉Excel工作环境，掌握数据整理、表格合并、调用汇总等技能，有效锻炼数据处理与统筹能力。
3.值班考勤与日常管理
统筹办公室日常值班安排、人员考勤登记、请假报备管理，规范值班制度，保障分团委学生会日常有序运行。在值班排岗与大型活动保障中，着重锻炼人员统筹调配能力，逐步建立起人员统筹与项目调度的逻辑思维，为未来就业积累可迁移的组织协调能力。
4.跨部门沟通与后勤保障
负责各部门沟通对接、工作协同、物资统筹与事务衔接，承担学生会上传下达、统筹联动职能。在频繁对接不同部门与各类活动的过程中，锻炼高效沟通、换位思考、协同配合、问题处理能力，提前积累人际交往与团队协作经验，为未来就业打下基础。
三、负责人寄语
郝宣捷主席：我在秘书处的日子是大学最充实的时光，秘书处是分团委学生会的核心枢纽，小事虽碎但特别锻炼人。这里确实没有台前那种热热闹闹出风头的机会，不过能给你实打实练能力，能让你踏踏实实地积累成长，还有特别温暖的团队氛围。我们欢迎每一个真诚又有热情的小伙伴过来，加入秘书处，跟我们一起续写这儿的故事。
孙瑞韩部长：在秘书处的这一年，我最大的收获是办公技能的实打实提升。从对着Excel手足无措到熟练，从写通知反复修改到独立完成会议纪要、活动总结与汇报材料。这些看似基础的技能，恰恰是未来职场最需要的硬本领。秘书处的日常工作，让我在一次次实操中不仅熟练掌握了Word、Excel、PPT等办公工具，更养成了严谨踏实、注重细节的做事态度，也让我渐渐明白，把每一件小事做好也超级重要。
乔子涵部长：回想在秘书处的一年，最让我舍不得的是这群志同道合的伙伴。我们一起熬夜赶材料、一起为活动忙前忙后、一起在出错时互相兜底，这些都是大学里最珍贵的回忆。我也从一个做事慌乱、跨部门协调手忙脚乱的新人，慢慢变得细心、稳重、有担当，学会了换位思考、高效沟通与协同配合。这里没有严苛的门槛，只要你愿意学、愿意做、有热情，就一定能收获蜕变与成长，找到属于你的温暖与归属。
四、特色活动/往期成果
过往学年中，秘书处全程统筹配合学院各类团学、文体、志愿活动的后勤保障与人员统筹，助力各项活动圆满落幕。
1.学风建设：独立完成2026届优秀毕业生表彰暨考研交流会PPT制作，精心打磨内容与排版，为活动顺利开展提供坚实材料支撑。
2.AI+湖北青漾旅行创造大赛：积极组队参赛，运用AI技术创意设计湖北文旅路线，在赛事中展现创新思维与协作能力，斩获优秀创意奖，在实践中感受AI赋能文旅的独特魅力。
3.“夜上黄鹤楼”夜游黄鹤楼观看灯光秀：让大家沉浸式感受长江文化与光影科技的融合魅力，在轻松愉快的团建氛围中增进团队凝聚力，留下充满烟火气的江城记忆。
4.端午主题活动：组织前往双建社区开展端午主题活动，与社区居民欢聚一堂，欢声笑语拉近彼此距离。以端午之名走出校园，在传统节日中涵养文化自信，在服务群众中擦亮青春底色。
5.冬至暖心包饺子活动：组织成员集体开展冬至包饺子团建，大家一起动手揉面拌馅、分享美食，在热气腾腾的节日氛围中拉近彼此距离，留下温暖的集体回忆，进一步增强团队归属感与凝聚力。
6.校园运动会：负责学院方阵全程排班与人员值班调配，主动对接联动各部门，细化分工、落实值守，保障运动会有序推进。
7.日常建设成果：搭建完善全年值班体系、优化考勤制度、推进无课表标准化改革，健全多项内部管理制度；协助主席团完成学期总结、年度材料汇总、部门建设梳理等核心工作，高质量完成各类文书整理归档，为学院分团委学生会规范化建设筑牢基础。
五、招新福利
1.丰富志愿时长加持
参与各类学院志愿、后勤保障工作，累计正规志愿时长，为大学生活履历添砖加瓦。
2.办公技能提升
锻炼表格制作、数据统计、统筹沟通、细心抗压等实用能力，掌握受用终身的办公技能，快速摆脱新生青涩，熟练运用Word、Excel、PPT等办公软件。
3.积累丰富经验
逐步建立起人员统筹与项目调度的逻辑思维，锻炼高效沟通、换位思考、协同配合、问题处理能力，为未来就业积累可迁移的组织协调能力和人际交往与团队协作经验。
4.收获真挚挚友与成长
在这里遇见一群志同道合、积极向上的小伙伴，一起工作、一起成长、一起进步，告别大学独处迷茫，让课余生活充实且有意义。
六、招新要求
不限年级、不限专业、不限经验
愿意学习、乐于沟通、踏实踏实肯干
对学生工作有热情，想锻炼统筹、文书、沟通能力
提升办公技能，想融会贯通word、excel、ppt等办公软件
无论你是萌新小白，还是能力大佬，只要你怀揣热忱、愿意成长，秘书处永远为你敞开大门！